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デキル仕事人養成講座

Vol.16 どんなスケジュール表を使っていますか?

私は1日のスケジュールを小さな予定表にまとめています。自分の使いやすさを追求して何度も作り替えた結果、今のシンプルな形に落ち着きました。内容は「処理A=絶対処理する案件」「処理B=できればすぐ取りかかる案件」「待ち=誰かのアクションを待って、すぐ進める案件」の3つに区分されています。前もってそれに書き込んでおき、処理が済んだらマーカーで消すようにしているのですが、例えば何かの都合で明日以降にしか進められなくなった件があったとすれば、その時点で今日の予定表はマーカーで消し、明日の予定表に書き込む、という位徹底しています。私自身ひじょうに忘れっぽい性格なので、たくさんの事を一度に記憶しておくのは到底無理だし、何かを忘れているような焦燥感にかられていると仕事に集中できなくなる。常に頭の中からっぽにして、目の前の仕事だけに集中するには「メモして、その事は忘れる」のが一番なんです。私の予定表は仕事の全体量や優先順位を管理し、飛び込んでくる可能性のある仕事まで予測してくれる優れた存在であり、1日に何度も確認しないと不安になってしまう位、私のスケジュールの全てなのです。仕事の内容や立場に応じて、予定の立て方や管理方法は違ってくるとは思いますが、大切なのは常により良くする工夫をしているかという事。自分が忘れっぽいと思えば、メモを取る。それでも駄目ならもっと良い方法を探す。このプロセスが何の仕事でも大事なのです。その努力をせずに同じミスを繰り返す人が、愚かな仕事人なのです。

2005年6月29日

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